La page a été mise à jour le Jeudi 4 Févirer 2021
L’intelligence artificielle va totalement changer la donne en nous donnant accès à des outils suffisamment savants et perspicaces pour se charger efficacement de notre organisation. Les bénéfices pour l’utilisateur seront tellement tangibles qu’il ne pourra plus s’en passer.
Les outils et méthodes d’organisation à notre disposition n’ont jamais été aussi nombreux et pourtant ils sont globalement très peu utilisés. À l’origine de ce paradoxe, le fait que ces solutions qui sont censées nous faire gagner du temps commencent par nous en voler… Aussi, malgré l’importance que nous portons habituellement aux questions d’organisation, ces solutions sont généralement abandonnées aussitôt testées. Heureusement, de récentes avancées technologiques nous laissent entrevoir une issue pour ne pas dire une vraie révolution dans ce domaine. Cette mystérieuse innovation a un nom : l’intelligence artificielle !
Au-delà du sujet à la mode, en quoi l’intelligence artificielle peut-elle intervenir pour faciliter notre organisation ? Tout simplement en nous faisant sortir d’une impasse :
L’impasse actuelle
Jusqu’à présent, il n’existe aucun moyen de régler les défauts 2 et 3 des solutions existantes ; c’est à dire la «Rigidité et l’Approximatif », sans aggraver drastiquement leur 1er défaut majeur qui est «Chronopphage».
En effet, pour bénéficier d’un modèle d’organisation à la fois souple et fiable, il faudrait passer le plus clair de son temps à noter, tracer, enregistrer, compiler et recalculer avec minutie tout ce que l’on a à faire pour, au final, ne plus disposer d’une seule minute pour faire avancer son propre travail. Un comble…
L’issue prochaine
Les progrès autour de l’intelligence artificielle et plus précisément du « machine learning » vont bientôt permettre de régler ces 3 défauts en même temps. Comment ? En nous offrant la possibilité de confier – de A à Z – cet exercice continu, complexe et fastidieux d’organisation à un programme intelligent !
De fait, pour qu’une application puisse accomplir efficacement ce travail pour nous, elle a besoin de 2 aptitudes qui lui font aujourd’hui cruellement défaut :
1- être capable d’identifier chez l’utilisateur ses intentions, motivations, habitudes, méthodes de travail, domaines de compétence,… pour comprendre réellement ce qu’il veut faire et lui faire les propositions d’organisation adéquates qui tiennent compte de ses préférences et de ses contraintes.
2- être capable de gérer le temps, c’est-à-dire évaluer le temps nécessaire à la réalisation de chaque action, suivre leur avancement en temps réel, mesurer le temps encore réellement disponible par rapport à une échéance,… pour caler ces propositions d’organisation dans le temps et s’assurer de leur faisabilité.
Les dernières avancées en termes d’IA et de moteur d’auto-apprentissage (Machine Learning) semblent indiquer que ces 2 aptitudes indispensables seront bientôt disponibles. L’application qui les réunira sera capable de nous proposer à chaque instant une organisation réellement optimale, de tenir compte des évolutions et autres aléas en temps réel, et même de nous montrer à l’avance l’impact de nos choix sur l’atteinte de nos objectifs et le respect de nos engagements. Et tout cela sans que nous ayons besoin de faire le moindre effort 🙂
Les apports des prochaines solutions basées sur l’IA
L’intelligence artificielle va totalement changer la donne en nous donnant accès à des outils suffisamment savants et perspicaces pour se charger efficacement de notre organisation. Les bénéfices pour l’utilisateur seront tellement tangibles qu’il ne pourra plus s’en passer :
Automatisation de l’organisation
La planification des tâches et la coordination des acteurs seront intégralement prises en charge par l’application intelligente. À aucun moment l’utilisateur n’aura besoin de recompiler lui-même les éléments pour les réorganiser dans le temps et ce, quelles que soient les évolutions. Cela n’empêchera pas qu’il reste seul maître à bord et puisse modifier à loisir les propositions qui lui seront faites.
Le bénéfice : un gain de temps considérable, de l’ordre de 10 à 15h par semaine si l’on en croit les études évoquées précédemment.
Optimisation de l’organisation
Comme l’application sera capable de prendre en compte – en même temps – l’ensemble des éléments (tâches, efforts, contraintes, etc) propres à l’utilisateur comme à ses collaborateurs, ses propositions d’organisation seront parfaitement optimisées. S’il choisit de suivre ces recommandations, l’utilisateur sera assuré de mener toujours la bonne action au bon moment !
Le bénéfice : un gain de productivité très important grâce à l’optimisation des ressources et une sécurisation des livrables dans le respect des engagements pris.
Organisation en temps réel
Autre avantage substantiel, la gestion de l’organisation sera enfin dynamique grâce aux capacités de calcul de l’application (et donc de recompilation instantanée de l’ensemble des éléments) associées à sa prise en compte du temps. Ainsi, en cas d’évolution ou d’aléas par exemple, l’utilisateur visualisera immédiatement leur impact sur son organisation et sur la tenue de ses engagements et sera informé, le cas échéant, d’une nouvelle direction à prendre. Le bénéfice : un gain d’agilité très utile au quotidien.
Capitalisation des bonnes pratiques
En apprenant à décrypter l’activité de chaque utilisateur, ses domaines de compétence et ses méthodes de travail, l’application sera en mesure d’en déduire l’équivalent d’un « processus type » pour chaque résultat à atteindre. Non seulement elle perfectionnera progressivement ce processus après chaque nouvelle expérience mais en plus elle réalisera cet exercice de capitalisation de manière élargie, à l’échelle d’une équipe ou mieux d’une entreprise. On parle souvent d’ « intelligence collective » comme d’un vœu pieux, voilà un moyen de la concrétiser ! Le bénéfice : une amélioration continue de la qualité du travail et de son efficacité.
Maîtrise du temps et visibilité
Grâce à sa gestion précise du temps, l’application offrira à l’utilisateur une maîtrise de sa charge de travail dans le temps, de ses disponibilités à venir et même des dates de réalisation de l’ensemble de ses tâches. Oublié l’agenda incapable de nous dire quand on est réellement disponible (mais juste quand on n’a pas de rendez-vous…), chacun pourra choisir ses activités en toute connaissance de cause. Oublié l’estimation au doigt mouillé du « où en suis-je », chacun connaîtra précisément son niveau d’avancement comme celui de ses collaborateurs.
Le bénéfice : une visibilité sans précédent qui confère à l’utilisateur une réelle capacité d’anticipation et une plus grande sérénité au quotidien.
En termes d’organisation, il y aura clairement un avant et un après intelligence artificielle. Nous allons enfin pouvoir nous appuyer sur des outils capables de nous aider à être plus performants et plus sereins à la fois. C’est la prochaine métamorphose de ces solutions qui joueront pour nous le rôle de véritables assistants.
BlueCloud accompagne ses clients dans la prise en charge globale et/ou partielle de leurs projets IA (Intelligence Artificielle) en France et à l’international.